Рекомендации по участию в сеансе видеоконфренецсвязи

+7 (8182) 681-446
понедельник - пятница 8:30 - 16:15

Рекомендации по участию в сеансе видеоконфренецсвязи

РЕКОМЕНДАЦИИ 
ПО УЧАСТИЮ В СЕАНСЕ ВИДЕОКОНФРЕНЕЦСВЯЗИ

Видеоконференция – это способ обмена видеоизображением, звуком и данными между двумя или более точками, оборудованными соответствующими аппаратно-программными комплексами. Её участники могут видеть и слышать друг друга в реальном времени, а также обмениваться данными и совместно их обрабатывать.

Однако следует помнить, что процесс передачи аудио и видео (видеоконференцсвязь) зависит от большого количества факторов: качества канала связи, его загруженности, исправности компьютерной техники и программного обеспечения, оборудования провайдера и т.п., поэтому необходимо быть всегда готовым к возможным сбоям в работе.

По оценкам специалистов, видеоконференцсвязь, заменяя личное присутствие на встречах и собраниях, способствует меньшему утомлению сотрудников и благоприятно влияет на их психологическое состояние. Доказано, что в ходе сеанса видеоконференцсвязи человек чувствует себя более комфортно, чем при личной встрече. Для создания комфортной обстановки и достижения поставленной цели в ходе сеанса видеоконференцсвязи участникам необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

Перед проведением сеанса видеоконференцсвязи

Рекомендации к обстановке и отделке интерьера

  • Освещение в аудитории должно быть оптимальным. Перед началом сеанса ВКС следует перекрыть доступ дневного света жалюзи или шторами.
  • Чтобы на лицах участников не было теней, рекомендуется использовать ненаправленные флуоресцентные лампы с яркостью не менее 740 Люкс. Идеально, если цветовая температура ламп будет составлять 3200-3400К, это обеспечит естественный цвет лиц участников. Чем больше источников света в помещении, тем лучше.
  • На фоновой стене, которая находится непосредственно напротив видеокамеры, не должно быть окон, отвлекающих предметов, дверей или перемещающихся людей.
  • Из-за технических особенностей аппаратуры в интерьере аудитории следует избегать черного, ослепительно белого, красного и пестрых цветов, так как они могут давать блики или мерцать на экране. На фоне коричневых и желто-коричневых цветов лица людей могут выглядеть размытыми. Наилучшие цвета для заднего фона – это синий или сине-зелёный, а также матово-белый или бежевый, светло-серый, светло-голубой.
  • На экране хорошо смотрятся отделочные материалы с мягкой текстурой. Желательно избегать блестящих поверхностей и стеклянных предметов (очки, бокалы), которые отражают как свет, так и звук.
  • Стулья должны быть установлены в строго отведенных местах, в зоне обзора видеокамеры.
  • Стол желательно использовать темный, с матовой поверхностью, прямоугольной, трапециевидной или специальной формы.

Рекомендации к внешнему виду участников ВКС

  • В одежде желательно придерживаться нейтральных и приглушенных цветов, которые помогают камере лучше сфокусироваться.
  • Необходимо избегать в одежде и галстуках сложных рисунков, например, в мелкую клетку или полоску, т.к. это делает изображение размытым. Кроме того, следует принять во внимание, что объёмная одежда увеличивает изображение своего обладателя на экране.
  • Блестящие ювелирные украшения также могут привести к появлению дефектов в изображении.

Рекомендации к демонстративному материалу

  • Для эффективного выступления участникам конференции следует воспользоваться визуальной поддержкой в виде текста, фотографий, диаграмм и т.д.
  • Желательно раздать копии выступлений перед началом сеанса. Презентация также может быть распечатана и представлена в сети Интернет, чтобы быть доступной участникам как до, так и после ВКС.
  • В оформлении материалов следует использовать мягкие пастельные цвета, избегать красного цвета.
  • Не следует дублировать текст доклада на слайдах полностью, стараться минимизировать количество текстовой информации на слайде.
  • Не стоит злоупотреблять спец-эффектами и переходами.
  • Стоит помнить, что наглядные пособия должны помогать понять смысл выступления, а не уводить в сторону.

Общие рекомендации

  • Мобильные телефоны должны быть выключены на время сеанса.
  • Назначенное время начала конференции должно строго выполняться. При многосторонних конференциях включение и выключение спрограммировано заранее.
  • Система видеоконференцсвязи должна быть предварительно протестирована.
  • Все участвующие студии должны включить видеоконференционное оборудование за 15 минут до начала передачи. Модератор (ведущий) делает перекличку других участвующих студий и получает подтверждение, что качество звука и изображения удовлетворительное.
  • Произвести предустановку позиций камеры в зависимости от рассадки участников аудитории (одна из позиций обязательно должна быть общего плана).
  • Расположить переносной микрофон ВКС максимально удобным способом (например, рядом с основным докладчиком).
  • Проверить рабочие материалы, которые будут использоваться для представления.
  • Ознакомиться с планом проведения ВКС.
  • Сформулировать предполагаемые вопросы, в рамках тематики ВКС.
  • Необходимо помнить, что к сеансу ВКС следует готовиться столь же тщательно, как и к личной встрече.

Во время проведения сеанса видеоконференцсвязи

Организационные моменты

  • В начале проведения конференции модератору (ведущему) следует сообщить о начале сеанса, поприветствовать участников, огласить тему обсуждения и коротко обосновать её выбор. Далее все участники конференции должны представиться.
  • Модератор (ведущий) должен перечислить правила проведения конференции (когда будут задаваться вопросы: по ходу доклада или по его окончании, оговорить перерывы и не забывать о них), побуждать аудиторию задавать вопросы, а при необходимости – наоборот, удерживать аудиторию от вопросов, суммировать высказывания.
  • Необходимо строго придерживаться плана проведения ВКС.
  • Следует не забывать, что видеоконференция предполагает участие всех сторон.

Рекомендации к звуковому оформлению

  • Следует говорить спокойно, внятно и следить за дикцией. Звуки голоса могут искажаться, следовательно, при необходимости желательно поменять силу голоса, интонации и произношение. Помните, что Вас слушают удаленные абоненты и коллеги в Вашей аудитории.
  • Не забывать о задержках в передаче видеоизображения и аудиосигнала. Следует делать паузы, чтобы другие участники могли высказать своё мнение.
  • Не следует перебивать своего удаленного собеседника. Технические возможности ВКС предоставляют полную двустороннюю связь, но одновременная речь двух собеседников воспринимается плохо.
  • В ходе видеоконференции точно воспроизводятся все действия и слова участников. Все замечания, комментарии и реплики «про себя», жесты – будут переданы и даже увеличены. Ваши собеседники будут видеть и слышать это, даже если камера направлена совсем не на вас. Следовательно, необходимо отключать микрофон, когда кашляете или обмениваетесь комментариями с соседями.
  • Держите микрофон подальше от бумаг, их шелест создает дополнительный шум.
  • Не дуйте в микрофон и не стучите по нему, чтобы проверить работу. Просто спросите собеседников, хорошо ли они вас слышат.

Общие рекомендации

  • При использовании презентаций, необходимо помнить о периодическом переключении камеры на лицо выступающего, чтобы презентация не воспринималась как длительная и монотонная.
  • Для того чтобы возникал контакт «глаза в глаза», выступающему следует смотреть в камеру, а не в середину монитора. В этом случае создается полное впечатление хорошего контакта между глазами собеседников.
  • Во время проведения сеансов ВКС не должно быть передвижений по аудитории.

Завершение сеанса видеоконференцсвязи

  • Участники должны иметь возможность дать конструктивную оценку и проанализировать проведённую конференцию.
  • В конце сеанса ВКС модератору (ведущему) следует поблагодарить участников за приятное и продуктивное общение, затем попрощаться и отключить связь.
  • Желательно, чтобы все участники заполнили анкеты по итогам конференции.
  • Если требуется, по окончании проведения сеанса ВКС модератору необходимо составить краткий письменный отчёт в виде протокола о вопросах и проблемах, которые обсуждались на видеоконференции с приложением технической записи на носитель информации. Протокол подписывается модератором (ведущим) и одним из участников видеоконференции и хранится в течение трёх лет в архиве.

Обращаем Ваше внимание, что проводится апробация системы личных кабинетов пользователей ресурсов АО ИОО. Для дальнейшей работы пройдите процедуру регистрации. Если Вы работник образовательной организации Архангельской области, используйте адрес электронной почты, указанный в региональном банке данных "Кадры" оператором Вашей организации. После регистрации и подтверждения адреса электронной почты, Вам будет доступен весь функционал сайта.
×