Рекомендации по участию в сеансе видеоконфренецсвязи

+7 (8182) 681-446
понедельник - пятница 8:30 - 16:15
Рекомендации по участию в сеансе видеоконфренецсвязи

Рекомендации по участию в сеансе видеоконфренецсвязи

РЕКОМЕНДАЦИИ 
ПО УЧАСТИЮ В СЕАНСЕ ВИДЕОКОНФРЕНЕЦСВЯЗИ

Видеоконференция – это способ обмена видеоизображением, звуком и данными между двумя или более точками, оборудованными соответствующими аппаратно-программными комплексами. Её участники могут видеть и слышать друг друга в реальном времени, а также обмениваться данными и совместно их обрабатывать.

Однако следует помнить, что процесс передачи аудио и видео (видеоконференцсвязь) зависит от большого количества факторов: качества канала связи, его загруженности, исправности компьютерной техники и программного обеспечения, оборудования провайдера и т.п., поэтому необходимо быть всегда готовым к возможным сбоям в работе.

По оценкам специалистов, видеоконференцсвязь, заменяя личное присутствие на встречах и собраниях, способствует меньшему утомлению сотрудников и благоприятно влияет на их психологическое состояние. Доказано, что в ходе сеанса видеоконференцсвязи человек чувствует себя более комфортно, чем при личной встрече. Для создания комфортной обстановки и достижения поставленной цели в ходе сеанса видеоконференцсвязи участникам необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

Перед проведением сеанса видеоконференцсвязи

Рекомендации к обстановке и отделке интерьера

  • Освещение в аудитории должно быть оптимальным. Перед началом сеанса ВКС следует перекрыть доступ дневного света жалюзи или шторами.
  • Чтобы на лицах участников не было теней, рекомендуется использовать ненаправленные флуоресцентные лампы с яркостью не менее 740 Люкс. Идеально, если цветовая температура ламп будет составлять 3200-3400К, это обеспечит естественный цвет лиц участников. Чем больше источников света в помещении, тем лучше.
  • На фоновой стене, которая находится непосредственно напротив видеокамеры, не должно быть окон, отвлекающих предметов, дверей или перемещающихся людей.
  • Из-за технических особенностей аппаратуры в интерьере аудитории следует избегать черного, ослепительно белого, красного и пестрых цветов, так как они могут давать блики или мерцать на экране. На фоне коричневых и желто-коричневых цветов лица людей могут выглядеть размытыми. Наилучшие цвета для заднего фона – это синий или сине-зелёный, а также матово-белый или бежевый, светло-серый, светло-голубой.
  • На экране хорошо смотрятся отделочные материалы с мягкой текстурой. Желательно избегать блестящих поверхностей и стеклянных предметов (очки, бокалы), которые отражают как свет, так и звук.
  • Стулья должны быть установлены в строго отведенных местах, в зоне обзора видеокамеры.
  • Стол желательно использовать темный, с матовой поверхностью, прямоугольной, трапециевидной или специальной формы.

Рекомендации к внешнему виду участников ВКС

  • В одежде желательно придерживаться нейтральных и приглушенных цветов, которые помогают камере лучше сфокусироваться.
  • Необходимо избегать в одежде и галстуках сложных рисунков, например, в мелкую клетку или полоску, т.к. это делает изображение размытым. Кроме того, следует принять во внимание, что объёмная одежда увеличивает изображение своего обладателя на экране.
  • Блестящие ювелирные украшения также могут привести к появлению дефектов в изображении.

Рекомендации к демонстративному материалу

  • Для эффективного выступления участникам конференции следует воспользоваться визуальной поддержкой в виде текста, фотографий, диаграмм и т.д.
  • Желательно раздать копии выступлений перед началом сеанса. Презентация также может быть распечатана и представлена в сети Интернет, чтобы быть доступной участникам как до, так и после ВКС.
  • В оформлении материалов следует использовать мягкие пастельные цвета, избегать красного цвета.
  • Не следует дублировать текст доклада на слайдах полностью, стараться минимизировать количество текстовой информации на слайде.
  • Не стоит злоупотреблять спец-эффектами и переходами.
  • Стоит помнить, что наглядные пособия должны помогать понять смысл выступления, а не уводить в сторону.

Общие рекомендации

  • Мобильные телефоны должны быть выключены на время сеанса.
  • Назначенное время начала конференции должно строго выполняться. При многосторонних конференциях включение и выключение спрограммировано заранее.
  • Система видеоконференцсвязи должна быть предварительно протестирована.
  • Все участвующие студии должны включить видеоконференционное оборудование за 15 минут до начала передачи. Модератор (ведущий) делает перекличку других участвующих студий и получает подтверждение, что качество звука и изображения удовлетворительное.
  • Произвести предустановку позиций камеры в зависимости от рассадки участников аудитории (одна из позиций обязательно должна быть общего плана).
  • Расположить переносной микрофон ВКС максимально удобным способом (например, рядом с основным докладчиком).
  • Проверить рабочие материалы, которые будут использоваться для представления.
  • Ознакомиться с планом проведения ВКС.
  • Сформулировать предполагаемые вопросы, в рамках тематики ВКС.
  • Необходимо помнить, что к сеансу ВКС следует готовиться столь же тщательно, как и к личной встрече.

Во время проведения сеанса видеоконференцсвязи

Организационные моменты

  • В начале проведения конференции модератору (ведущему) следует сообщить о начале сеанса, поприветствовать участников, огласить тему обсуждения и коротко обосновать её выбор. Далее все участники конференции должны представиться.
  • Модератор (ведущий) должен перечислить правила проведения конференции (когда будут задаваться вопросы: по ходу доклада или по его окончании, оговорить перерывы и не забывать о них), побуждать аудиторию задавать вопросы, а при необходимости – наоборот, удерживать аудиторию от вопросов, суммировать высказывания.
  • Необходимо строго придерживаться плана проведения ВКС.
  • Следует не забывать, что видеоконференция предполагает участие всех сторон.

Рекомендации к звуковому оформлению

  • Следует говорить спокойно, внятно и следить за дикцией. Звуки голоса могут искажаться, следовательно, при необходимости желательно поменять силу голоса, интонации и произношение. Помните, что Вас слушают удаленные абоненты и коллеги в Вашей аудитории.
  • Не забывать о задержках в передаче видеоизображения и аудиосигнала. Следует делать паузы, чтобы другие участники могли высказать своё мнение.
  • Не следует перебивать своего удаленного собеседника. Технические возможности ВКС предоставляют полную двустороннюю связь, но одновременная речь двух собеседников воспринимается плохо.
  • В ходе видеоконференции точно воспроизводятся все действия и слова участников. Все замечания, комментарии и реплики «про себя», жесты – будут переданы и даже увеличены. Ваши собеседники будут видеть и слышать это, даже если камера направлена совсем не на вас. Следовательно, необходимо отключать микрофон, когда кашляете или обмениваетесь комментариями с соседями.
  • Держите микрофон подальше от бумаг, их шелест создает дополнительный шум.
  • Не дуйте в микрофон и не стучите по нему, чтобы проверить работу. Просто спросите собеседников, хорошо ли они вас слышат.

Общие рекомендации

  • При использовании презентаций, необходимо помнить о периодическом переключении камеры на лицо выступающего, чтобы презентация не воспринималась как длительная и монотонная.
  • Для того чтобы возникал контакт «глаза в глаза», выступающему следует смотреть в камеру, а не в середину монитора. В этом случае создается полное впечатление хорошего контакта между глазами собеседников.
  • Во время проведения сеансов ВКС не должно быть передвижений по аудитории.

Завершение сеанса видеоконференцсвязи

  • Участники должны иметь возможность дать конструктивную оценку и проанализировать проведённую конференцию.
  • В конце сеанса ВКС модератору (ведущему) следует поблагодарить участников за приятное и продуктивное общение, затем попрощаться и отключить связь.
  • Желательно, чтобы все участники заполнили анкеты по итогам конференции.
  • Если требуется, по окончании проведения сеанса ВКС модератору необходимо составить краткий письменный отчёт в виде протокола о вопросах и проблемах, которые обсуждались на видеоконференции с приложением технической записи на носитель информации. Протокол подписывается модератором (ведущим) и одним из участников видеоконференции и хранится в течение трёх лет в архиве.


← назад к списку документов